Administratief beheer VVE

 

Wij werken met het softwarepakket Twinq. Dit softwarepakket is toonaangevend in de VvE Beheer branche. De software is gebaseerd op jarenlange praktijkervaring en ondersteunt alle processen van het besturen / beheren van VvE's. Voor nadere informatie over Twinq kunt u inloggen via https://dgadministratiekantoor.twinq.nl en vult u bij zowel gebruikersnaam als wachtwoord demo in.

Het grote voordeel voor u is dat iedere eigenaar op elk moment inzage heeft in bepaalde, van te voren afgesproken onderdelen van de administratie.

De eigenaar kan dus via internet 24 uur, 7 dagen per week de gegevens raadplegen. Deze werkwijze vraagt van onze kant hoge actualiteit van de administratie.

Kostenopgave Administratief Beheer:

2-5 appartementen 
€ 200,00 per appartement per jaar   

6-10 appartementen
€ 150,00 per appartement per jaar

Vanaf 11 appartementen
€ 125,00 per appartement per jaar

(alle bedragen excl BTW en exclusief kosten Twinq)

Dit bedrag wordt jaarlijks aangepast aan de inflatie indexcijfers CPI.

Werkzaamheden, in opdracht bestuur/vergadering, buiten genoemde activiteiten worden afgerekend tegen een vooraf aangegeven uur tarief (2024: 65 euro per uur excl. BTW). Wij gaan bij deze kostenopgave er ook van uit dat alle stukken worden ingezien en verzonden via Twinq en of email. 

Gedegen administratief beheer vormt het fundament voor het goed functioneren van elke Vereniging van Eigenaren. Adequate informatieverstrekking, handhaving van regels en procedures en het up-to-date houden van de ledenadministratie zijn hierbij onontbeerlijk.
Onder ons Administratief Beheer vallen alle volgende activiteiten:

Ledenadministratie

• Opzetten en voeren van de ledenadministratie;
• Verwerken van de (eigenaars)mutaties;
• Overige werkzaamheden met betrekking tot eigendomsoverdrachten.

 Communicatie

• Schriftelijk verwelkomen van nieuwe leden van de Vereniging van Eigenaren met nadere informatie over het VVE portaal.
• Verzorgen van de correspondentie van de VvE met de leden en met derden;
• Aanschrijven van appartementseigenaren en/of gebruikers die handelen in strijd met de splitsingsakte, het splitsingsreglement of het huishoudelijk reglement.

 Jaarstukken

• Vervaardigen van de jaarstukken (winst- & verliesrekening en balans) van de Vereniging van Eigenaren over het verstreken boekjaar;
• Inzien van de administratie door de kascontrolecommissie via Twinq en het desgevraagd verstrekken van nadere informatie;
• Verrekenen van een eventueel voordelig c.q. nadelig exploitatiesaldo met de leden van de VvE.

 Overig

• Debiteuren- en Crediteurenbewaking
• Incasseren en administreren van de ledenbijdragen;
• Signaleren en bewaken van eventueel optredende betalingsachterstanden en het nemen van rechtsmaatregelen tegen wanbetalers;
• Beheren en administreren van de bankrekeningen en financiële reserves van de Vereniging van Eigenaren;
• Verwerken en betalen van nota's;
• Namens de Vereniging van Eigenaren betalen van alle voor rekening van de VvE komende gemeenschappelijke kosten en lasten;
• In overleg met bestuur verwerken vergaderstukken jaarlijkse vergadering van eigenaren (wij wonen de vergadering niet bij);
• Verzorgen van volmachten voor leden die de vergadering van eigenaren niet kunnen bijwonen;
• Aan de leden toezenden van de (door leden zelf vervaardigde) notulen van de vergadering van eigenaren;
• Laten uitvoeren van reguliere administratieve werkzaamheden voortkomend uit de door de vergadering van eigenaren genomen besluiten;
• Adviseren over te treffen maatregelen tegen eventuele overtredingen van geldende regels en besluiten door appartementseigenaren en/of gebruikers;
• Archiveren van alle stukken van de VvE met inachtneming van de wettelijke bewaartermijnen;
• Eventueel verzorgen (indien van toepassing) van de afrekening van Debiteuren- en Crediteurenbewaking;
• Incasseren en administreren van de ledenbijdragen;
• Signaleren en bewaken van eventueel optredende betalingsachterstanden en het nemen van rechtsmaatregelen tegen wanbetalers;
• Beheren en administreren van de bankrekeningen en financiële reserves van de Vereniging van igenaren;
• Verwerken en betalen van nota's;
• Namens de Vereniging van Eigenaren betalen van alle voor rekening van de VvE komende gemeenschappelijke kosten en lasten;
• Adviseren over te treffen maatregelen tegen eventuele overtredingen van geldende regels en besluiten door appartementseigenaren en/of gebruikers;
• Archiveren van alle stukken van de VvE met inachtneming van de wettelijke bewaartermijnen;
• Eventueel verzorgen (indien van toepassing) van de afrekening van verwarmingskosten met de individuele leden van de VvE.

Wat is een Vereniging van Eigenaren?

Een Vereniging van Eigenaren is een rechtspersoon die als doel heeft het beheer en het onderhoud van de gemeenschappelijke gedeelten en zaken van het appartementengebouw. Wettelijk is vastgesteld dat de eigenaren van appartementen binnen een gebouw een Vereniging van Eigenaren vormen.

Wanneer word ik lid van een Vereniging van Eigenaren?

Op het moment dat u een woning koopt, die onderdeel uitmaakt van een appartementencomplex wordt u automatisch lid van een Vereniging van Eigenaren.

Kan ik mijn lidmaatschap beëindigen?

Nee, dit is niet mogelijk zolang u eigenaar bent van het appartement. Op het moment dat u een appartement koopt bent u van rechtswege lid van een Vereniging van Eigenaren. Dit eindigt op het moment dat u uw appartementsrecht overdraagt aan een ander.

Wat zijn de taken van een bestuur?

Het bestuur wordt door de leden van de VvE in een Algemene Ledenvergadering benoemd en vertegenwoordigt de VvE. Het bestuur van de VvE mag dan ook beslissingen nemen namens de VvE en is direct betrokken bij beslissingen die de VvE aangaan. De reglementen van de VvE bepalen de bevoegdheden van het bestuur.

Wat is de taak van Duijnstee & Grundeken Administratiekantoor en wat is de taak van het bestuur?

Het bestuur is belast met het dagelijks beheer van de Vereniging van Eigenaren.

Binnen uw VvE dient een aantal zaken goed te zijn geregeld. Veel van deze zaken kunnen door Duijnstee & Grundeken Administratiekantoor  worden verzorgd. De taken die Duijnstee & Grundeken Administratiekantoor  voor uw VvE verricht, zijn vastgelegd in de Beheerovereenkomst. Alle taken die niet in deze Beheerovereenkomst vastgelegd zijn of afgesproken zijn ten tijde van de Vergadering van Eigenaren, dienen door het bestuur dan wel door u als eigenaar zelf ten uitvoer worden genomen.

Wie bewaakt de zaken met betrekking tot rommel in en rond het complex, leefbaarheid en afspraken rondom het Huishoudelijk Reglement?

Het bestuur van de VvE is belast met zaken rondom leefbaarheid. Uiteraard zijn alle eigenaars gezamenlijk verantwoordelijk voor het leefbaar houden van het complex.

Wat is de taak van de kascommissie?

De kascommissie voert de controle over de financiële uitgaven – in opdracht van de vergadering  – van de Vereniging van Eigenaren.

Hoe vaak per jaar wordt er vergaderd?

Een keer per jaar zal er een Algemene Leden Vergadering worden uitgeschreven. Indien er onvoldoende stemmen aanwezig zijn om rechtsgeldige besluiten te nemen zal (afhankelijk splitsingsakte) er een tweede vergadering uitgeschreven worden, die vervolgens alsnog, door middel van meerderheid van de dan aanwezige stemmen, rechtsgeldige besluiten kunnen nemen. Daarnaast kan er door de leden een extra vergadering uitgeschreven worden.

Ik kan niet op de vergadering komen. Mag ik iemand anders sturen?

Ja, dat mag. U kunt een ander persoon machtigen om in uw plaats op de vergadering te verschijnen. Deze persoon zal wel een door u getekende volmacht naar de vergadering mee moeten nemen als bewijs dat u deze persoon gemachtigd heeft. Onder de standaarddocumenten op uw eigen VvE pagina vindt u een volmacht formulier.

Waarom een huishoudelijk reglement?

Een huishoudelijk reglement kan een nuttige aanvulling zijn op de splitsingsakte. In het huishoudelijk reglement staan regels over het gebruik van de gemeenschappelijke ruimten. Als er geen huishoudelijk reglement is, gelden de bepalingen van de splitsingsakte.

Is een Huishoudelijk Reglement bindend?

Ja, alle regels die in een Huishoudelijk Reglement vernoemd staan en door de vergadering zijn vastgesteld zijn wettelijk. Het Huishoudelijk Reglement mag echter niet de splitsingsakte of het wetboek tegenspreken. Leden kunnen dus gedwongen worden zich aan de regels te houden.

Moet ik het melden als ik mijn huis heb verkocht?

Nee, dat is niet nodig. Dit zal namelijk de notaris voor u doen. De notaris zal daarnaast vragen hoe hoog het aandeel in reservefonds is, wat de servicekosten van de woning bedragen en of er een achterstand in betaling is.

Waar kan ik meer informatie vinden over mijn VvE?

Duijnstee & Grundeken Administratiekantoor werkt met het softwaresysteem Twinq. Via http://dgadministratiekantoor.twinq.nl kunt u met uw gebruikersnaam en wachtwoord inloggen. Dit systeem geeft u de mogelijkheid om de meest recente informatie over u VvE te verkrijgen. U vindt hier onder meer contactgegevens van het bestuur en Duijnstee & Grundeken Administratiekantoor, contracten, begrotingen, notulen, Akte van Splitsing, Huishoudelijk Reglement en vele zaken meer.

Ik ben mijn gebruikersnaam en wachtwoord om in te loggen kwijt. Waar kan ik dit opnieuw verkrijgen?

Door middel van het zenden van een e-mail naar vve-beheer@dgadministratiekantoor.nl kunt u een verzoek indienen tot het opnieuw verkrijgen van deze gegevens. Graag uw naam, adres en indien u dit weet het VvE-nummer vermelden in uw e-mail, dan kunnen wij u het beste helpen.

Wat zijn appartementsrechten?

Als u een appartement koopt, koopt u eigenlijk een deel van een appartementencomplex. Dit heet in juridische termen: appartementsrecht. Door het kopen van een appartement heeft u het exclusieve recht van gebruik van uw eigen appartement. Ook heeft u het recht op gebruik van de gemeenschappelijke onderdelen van het complex, zoals bijvoorbeeld trappenhuis, lift of binnentuin.

Wat betekent splitsing?

Als alle losse appartementen afzonderlijk ingeschreven staan bij het Kadaster, is het gebouw gesplitst. Door de splitsing kunnen de afzonderlijke appartementen verschillende eigenaren hebben. Hoe het gebouw is opgesplitst is vastgelegd in de splitsingsakte met een splitsingstekening.

Wat is een splitsingsakte?

De splitsingsakte bevat een omschrijving van het appartementencomplex en de afzonderlijke appartementsrechten. Ook staat er een splitsingstekening in, waarop de grenzen staan tussen de verschillende appartementen onderling en die van de gemeenschappelijke ruimten.
In de splitsingsakte staat ook voor welk deel u moet bijdragen aan gezamenlijk onderhoud. Het bepaalt ook het stemgewicht per appartement.

De splitsingsakte is een deel van het splitsingsreglement. De akte wordt opgesteld door een notaris en is ingeschreven in het Kadaster. Daar kunt u de akte ook opvragen.

Heb je unanimiteit nodig om de splitsingsakte te wijzigen?

Sinds de wetswijziging in 2008 is unanimiteit om de splitsingsakte te wijzigen niet meer nodig. Een meerderheid van 4/5 deel van de stemmen is voldoende. Als er een wijzigingsbesluit op de agenda staat, moet de vergaderoproep wel aan bepaalde eisen voldoen zodat iedere eigenaar weet dat er een belangrijk besluit op de agenda staat. En wie het met een (bij meerderheid genomen) besluit toch niet eens is, kan binnen drie maanden aan de rechter vragen het besluit te vernietigen.

Wat is een splitsingsreglement?

Het splitsingsreglement vormt de statuten van de Vereniging van Eigenaren (VvE). In dit reglement staan de rechten en plichten voor de VvE en haar leden.

Waarvoor betaal ik maandelijkse VvE bijdrage?

U betaalt maandelijkse VvE bijdrage ten behoeve van uw eigen VvE. De gelden komen binnen op de eigen rekening van de VvE. De maandelijkse bijdrage is gebaseerd op de begroting. Deze begroting bevat de te verwachten kosten die de VvE in een jaar gaat maken, als onder meer kosten voor verzekering, sparen voor onderhoud, reparatieverzoeken en meer. De begroting van uw VvE vindt u terug op Twinq.

Waaruit zijn servicekosten opgebouwd?

De servicekosten zijn opgebouwd uit kosten voor dagelijkse uitgaven van de VvE, zoals reparaties, verzekeringen en energiekosten. Een ander deel van de bijdrage wordt gereserveerd voor uitgaven in de toekomst, zoals schilderwerk en vervanging van bijvoorbeeld een dak of fundering. De hoogte van de servicekosten wordt vastgesteld op de jaarlijkse Algemene Leden Vergadering d.m.v. een rechtsgeldig genomen besluit.

Kan de VvE bijdrage omlaag?

Jaarlijks besluit de Vergadering van Eigenaren over de maandelijkse bijdrage. De Vergadering van Eigenaren kan altijd besluiten de maandelijkse bijdrage naar beneden toe bij te stellen, maar veelal is dit geen verstandig besluit. Met een goede onderbouwing is de bijdrage naar beneden toe bij te stellen.

Wat is een MeerJarenOnderhoudPlan(MJOP)

Een MJOP is een document/planning waarin het te verwachten onderhoud van de Vereniging van Eigenaren/ het gebouw geregeld wordt. Op te stellen overigens door een extern bouwkundig bureau.
Hieruit is te herleiden welke onderhoudswerkzaamheden op termijn plaats kunnen vinden en wat de kosten daarvan kunnen bedragen om te komen tot een realistisch spaarbedrag.

Hoe kan ik zien wanneer bepaalde onderhoudswerkzaamheden uitgevoerd worden?

Dit kunt u zien in de MeerJarenOnderhoudsPlan, afgekort MJOP. Deze MJOP vindt u terug via de eigenarenpagina Twinq. Via http://dgadministratiekantoor.twinq.nl  kunt u met uw gebruikersnaam en wachtwoord inloggen.

Ben ik verplicht mijn servicekosten te betalen?

Ja, u bent wettelijk verplicht uw servicebijdragen iedere maand te betalen. Betaling dient plaats te vinden uiterlijk op de eerste dag van de maand waarop de bijdrage betrekking heeft.

Wat gebeurt er als ik vergeet te betalen?

Indien niet of niet volledig wordt betaald ontstaat een achterstand. Bij constatering van een betalingsachterstand wordt eerst een herinnering verstuurd (kosteloos). Na de eerste herinnering volgen nog een tweede en derde aanmaning (niet kosteloos). De derde brief is tevens een laatste waarschuwing waarin zal worden gemeld dat bij uitblijven van betaling op uw kosten een incassobureau wordt ingeschakeld.

Waar moet een VvE zich voor verzekeren?

De VvE is verplicht een opstal en WA verzekering af te sluiten.

Waar kan een VvE zich naast een opstal en WA verzekering nog meer voor verzekeren?

Daarnaast kan de VvE er voor kiezen om een bestuursaansprakelijkheidsverzekering, een rechtsbijstandverzekering, een glasverzekering en een ongevallenverzekering afsluiten.

Kan ik een eigen opstalverzekering afsluiten voor mijn appartement?

Ja dat kan. Het casco (het geraamte) van het gebouw is verzekerd tegen brand, water en/of stormschade via de opstalverzekering. Indien een eigenaar extra voorzieningen heeft aangebracht die als aard- en/of nagelvast kunnen worden beschouwd, dan kan een eigenaar dit extra bij verzekeren. Gedacht kan worden aan een luxe keuken, toilet of badkamer; het zogenaamde eigenarenbelang.

Is een inschrijving bij de Kamer van Koophandel verplicht?

Ja, iedere VvE dient ingeschreven te zijn bij de Kamer van Koophandel. Indien een VvE niet ingeschreven staat loopt de VvE het risico op een boete. Uiteraard kan Duijnstee & Grundeken Administratiekantoor uw VVE hierbij assisteren.

Wat behoort er tot de VvE en wat behoort er tot mijn privé eigendom?

Om een algemeen beeld te krijgen wat onderdeel van de VvE is of niet, kan de volgende algemene stelregel worden gehanteerd:
“Als een eigenaar met zijn rug tegen de balkon/terrasdeur aan gaat staan, behoort alles wat hij voor zich ziet, tot aan de appartementsvoordeur, tot het privé deel”.

Voorgaande betekent dat het meeste onder de VvE valt. In de Akte van Splitsing staat exact omschreven wat onder de VvE valt en wat onder privé eigendom valt.

Ik wil toestemming hebben om iets te doen. Kan Duijnstee & Grundeken Administratiekantoor mij toestemming geven?

Duijnstee & Grundeken Administratiekantoor is uw VvE Beheerder en informeert/adviseert de leden van de Vereniging aangaande zaken welke afgesproken zijn in de Vergadering van Eigenaren. Duijnstee & Grundeken Administratiekantoor heeft geen bezit in de VvE en kan daarom ook geen besluiten nemen of iets wel of niet mag. De Vergadering van Eigenaren kan u toestemming verlenen over specifieke verzoeken.

Ik ga verbouwen, waar moet ik rekening mee houden?

Het merendeel van het appartementencomplex behoort tot de VvE. Indien u wijzigingen aan gaat brengen aan de gemeenschappelijke delen (architectonisch uiterlijk, draagmuren, kozijnen en buitenwanden, dak, balkon, etc.) dient u hiervoor toestemming te vragen aan de Vergadering van Eigenaren. De Vergadering van Eigenaren kan deze plannen afkeuren, zij kan de plannen ook goedkeuren maar hier voorwaarden aan stellen. Deze voorwaarden kunnen divers zijn, maar hebben in de meeste gevallen betrekking op het onderhoud voor de toekomst.

Ik wil mijn buitenkozijn schilderen en/of andere beglazing plaatsen. Mag dit?

De kozijnen en de beglazing zijn eigendom van de VvE. U mag daarom niet zonder toestemming van de VvE iets veranderen.

Mag ik een schotel plaatsen?

U bent vrij om een schotel vrijstaand binnen de erfgrens op het balkon te plaatsen.
Op het moment dat u deze aan de gevel wilt bevestigen dient u hier toestemming van de Vergadering van Eigenaren te vragen.

Wat moet ik aangeven bij de belastingdienst?

Bij het indienen van uw belastingaangifte dient u het aandeel in het reservefonds van uw appartementsrecht op te geven als vermogen in box 3.

Wat is een slapende VvE?

Als er geen vergaderingen worden gehouden en er geen geld opzij wordt gezet voor (groot) onderhoud en beheer van gemeenschappelijke ruimtes, is er sprake van een slapende Vereniging van Eigenaren (VvE).

Het gevolg van een slapende VvE is dat de gemeenschappelijke ruimtes, trappenhuizen en liften weinig of geen aandacht krijgen.

De gemeente kan de VvE van een slecht onderhouden complex aanschrijven over het achterstallig onderhoud. De VvE moet dan om het onderhoud alsnog doen. Dat leidt er meestal toe dat de leden van de VvE opeens een enorm hoge bijdrage moeten doen. Komt de VvE na de aanschrijving door de gemeente niet zelf in actie, dan laat de gemeente het onderhoud zelf uitvoeren. De kosten worden dan alsnog verhaald op de VvE.

Uit onderzoek van Vereniging Eigen Huis is gebleken dat banken geen hypotheek meer verstrekken voor aankoop van een appartement wanneer er sprake is van een slapende Vereniging van Eigenaars (VvE). Logisch ook: de financiële crisis is immers grotendeels een gevolg van onvoldoende onderpand bij leningen. En achterstallig onderhoud heeft nu eenmaal een desastreus effect op de waarde van vastgoed.

Het komt nogal eens voor dat een VvE door uiteenlopende redenen niet actief is. Hierdoor kan bijvoorbeeld noodzakelijk onderhoud in gevaar komen, de financiële administratie kan een reden van zorg zijn, of het gebouw zou on(der)verzekerd kunnen zijn. Daardoor loopt de kwaliteit van het gebouw achteruit en daalt de waarde. Wij hebben de ervaring om uw VvE op een snelle en slagvaardige manier weer nieuw leven in te blazen.

De financiële administratie is het kloppend hart van uw organisatie.
Het is van essentieel belang dat u inzicht hebt in het financiële heden en verleden van uw organisatie. Alleen met dit inzicht kunt u de juiste beslissingen nemen.

Ons kantoor biedt diensten aan op het gebied van de administratieve- en fiscale dienstverlening. De dienstverlening heeft betrekking op de verwerking van de complete administratie van onze opdrachtgevers. We verwerken alle gegevens (inkoop, verkoop, kas en bank) via ons boekhoudpakket en deze administratie is dan weer de basis voor de jaarrekening. Cliënten kunnen indien zij dat wensen de administratie zelf online verwerken met ons pakket.

Wij bieden u aan uw administratie volledig up-to-date te houden als boekhoud pakket gebruiken wij Exact online

Mocht u de tijd en inspiratie hebben om zelf uw administratie bij te houden, maar u vindt het prettig dat wij periodiek met u mee kijken?
Dan is dat natuurlijk ook geen probleem. Wij kunnen via de meekijk en machtigings functie  van Exact online met u mee kijken en tegelijk correcties en adviezen geven inzake uw administratie.

Naast gedegen opleidingen op administratief en belastingadvisering hebben sommige van onze medewerkers een behoorlijke talenknobbel waarmee wij u (en overigens collega kantoren) van dienst kunnen zijn. Wij hebben medewerkers die de Russische, Armeense en Spaanse taal beheersen in woord en geschrift

Wij menen te mogen stellen dat onze prijs-/kwaliteitverhouding optimaal is.